Разработка номенклатуры дел

Для систематизации, каталогизации и хранения документов нужна номенклатура дел. Отдел по г. Бресту и Брестской области ООО «МК-Правовые технологии» разработает номенклатуру быстрее ваших ожиданий и качественнее, чем кто-либо.

Как правильно оформить номенклатуру дел

Первый шаг, который мы советуем сделать молодому руководителю частного предприятия – это разработка номенклатуры дел, которая в дальнейшем будет приносить помощь в работе, как с государственными структурами, так и с контрагентами компании. В процессе работы каждой организации, документооборот со временем разрастается до громадных масштабов и нужно помнить, что хранение документации и простой доступ к ней облегчит жизнь и вам, как руководителю, и сотрудникам, при возникновении внештатных ситуаций.

Если ваша компания еще совсем молодая и ее документооборот небольшой, значит, секретарь всегда может найти нужный документ. Но если секретаря нет на рабочем месте или вы решили его поменять? А если деятельность компании длится уже продолжительное время и стопки напечатанных листов занимают три книжных шкафа? Тут начинают возникать проблемы и разногласия.

Вам, как руководителю, нужно не упустить из виду момент, когда из небольшого архива, ваш документооборот превратится в громадную библиотеку. Если вы уже допустили такой промах, обратитесь за помощью в Отдел по г. Бресту и Брестской области ООО «МК-Правовые технологии», здесь вам помогут упорядочить документацию и привести ее к стандартному виду. Разработка номенклатуры дел организации должна соответствовать постановлениям министерства юстиции РБ, где описаны виды номенклатуры, а также нормативно-правовым актам других государственных структур:

  • Типовая – где описывается перечень дел, заводимых на однотипных предприятиях.
  • Примерная – указывает на примерный перечень заводимых в компании дел и может служить методическим пособием для создания индивидуальной номенклатуры дел.
  • Индивидуальная – как следует из названия, составляется на предприятии, с учетом типовой и примерной, из которых без изменений переносятся лишь сроки хранения документов, а все остальные строки заполняются на их основе.

При разработке проекта нужно учитывать, что номенклатура это не подшивка документов, а собственно сам документ, куда вносятся данные о документообороте предприятия. Номенклатура дел, как отдельный документ, должна иметь следующую структуру:

  • Индекс дела.
  • Название структурного подразделения.
  • Количество дел или томов.
  • Срок хранения дела или томов.

Сама структура не закреплена законодательством Республики Беларусь и может формироваться по тому принципу, который удобнее применять к вашей организации:

  • Структурный – который соотносится со структурой вашей организации. Вся документация хранится по подразделениям.
  • Функциональный – когда документы хранятся по тем направлениям деятельности, которые ведутся вашей компанией.

Если вы затрудняетесь с разработкой номенклатуры дел или у вас нет сотрудников, готовых взять на себя ответственность за такой фронт работ, вы всегда можете обратиться в Отдел по г. Бресту и Брестской области ООО «МК-Правовые технологии» для подготовки проекта и полного ведения документооборота для вашего предприятия.

Типичные ошибки

Естественно, что при составлении и ведении делопроизводства на предприятии невозможно обойтись без ошибок. Этому способствует как большой объем работы, так и человеческий фактор, когда сотруднику недостаточно квалификации и знаний для подобных задач. Попробуем разобрать несколько наиболее типичных ошибок, которые допускаются при составлении номенклатуры дел в компании.

Сроки подготовки. Если предприятие создано в течение года, процесс подготовки документации нужно начинать сразу же и заканчивать к концу календарного года. Планировать разработку номенклатуру дел нужно учитывая, что она должна быть утверждена к концу года на следующий год. То есть до 31 декабря 2020 года, нужно утвердить номенклатуру на 2021 год. Человек или отдел ответственный за документооборот должен учесть временные рамки так, чтобы успеть подготовить проект к этим срокам.

Подготовка документации без участия структурных подразделений. Если вы, как человек ответственный за документацию, пытаетесь составить номенклатуру самостоятельно, это будет грубейшей ошибкой. Все дело в том, что вы не можете знать всех нюансов документации во всех отделах вашей компании. Потому вам необходимо учитывать структуру вашей организации, ее штатное расписание и должностные инструкции сотрудников и привлекать их к вопросам разработки проекта делопроизводства. Благодаря этому, вы будете успевать в отведенный срок, и ваша номенклатура будет полной и без ошибок.

Неправильное заполнение граф в таблицах. Для того чтобы верно заполнить графу 2 «Название раздела, заголовок дела» и сроки хранения в графе 4. И если с заголовками все ясно: они должны отображать суть документов, но при этом быть краткими и понятными, то заполняя четвертую графу, нужно руководствоваться Перечнем типовых документов, который обязателен для всех, а также перечни документов Национального архивного фонда, при этом важно контролировать, чтобы сроки во всех нормативно-правовых актах совпадали. Если же различия есть, то обязательными будут сроки в Перечне типовых документов, который утверждается Министерством юстиции.

Как видим, разработка номенклатуры дел для предприятий процесс трудоемкий и ответственный. А значит, подходить к нему нужно серьезно. Для того чтобы избежать негативных последствий при проверках, уберечь себя от хранения ненужных документов и упростить делопроизводство вашей компании, советуем обратиться за консультациями и сопровождением к сотрудникам Отдела по г. Бресту и Брестской области ООО «МК-Правовые технологии».

Наши делопроизводители помогут вам определиться со структурой номенклатуры, оформить учет документации по каждому подразделению вашей компании и сводную номенклатуру по всей организации. Также подберут программный продукт для введения электронного документооборота. В случае ведения делопроизводства в электронном и бумажном виде, помогут вам привести его в надлежащий вид и структуру.

В том случае, если вы решили не выделять сотрудников для ведения такой задачи как разработка номенклатуры дел в собственной компании, мы возьмем на себя эти функции, чтобы вы уверенно занимались рабочим процессом, не отвлекая себя на бумажную и нудную работу. Для детальной информации свяжитесь с нашими сотрудниками удобным для вас способом.

Наименование юридических услуг Цена Примечания
1.1. Устная юридическая консультация от 60 BYN 1 час
1.1.1. по вопросам регистрации субъектов хозяйствования от 60 BYN 1 час
1.1.3. по вопросам создания и ведения бизнеса от 90 BYN 1 час
1.1.6. в области IT-права и IT-технологий от 120 BYN 1 час
1.1.7. по криптовалютам и блокчейн-технологиям от 120 BYN 1 час
1.1.9. по вопросам реорганизации юридических лиц от 70 BYN 1 час
1.1.10. по вопросам внешнеэкономической деятельности от 90 BYN 1 час
1.1.11. по вопросам регистрации бизнеса в России от 120 BYN 1 час
1.1.12. по вопросам ликвидации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей от 70 BYN 1 час
1.1.13. по вопросам покупки-продажи бизнеса от 70 BYN 1 час
1.1.14. по вопросам лицензирования юридических лиц от 70 BYN 1 час
1.1.15. по вопросам сертификации и аттестации в строительстве от 90 BYN 1 час
1.1.18. по вопросам интеллектуальной собственности от 90 BYN 1 час
1.1.20. по вопросам вступления в Парк Высоких Технологий (ПВТ) от 120 BYN 1 час
1.1.23. по вопросам резиденства в парке «Великий камень» от 120 BYN 1 час
1.1.29. по вопросам регистрации прав на программный продукт от 120 BYN 1 час
1.1.30. по вопросам создания криптоплатформ, криптообменников и криптобирж от 120 BYN 1 час
1.1.31. по вопросам майнинга криптовалют от 120 BYN 1 час
1.1.32. по вопросам регистрация «ноу-хау» от 90 BYN 1 час
1.1.33. по вопросам антимонопольного регулирования от 90 BYN 1 час
1.1.34. по вопросам недобросовестной конкуренции от 90 BYN 1 час
1.1.35. по вопросам недобросовестной рекламы от 90 BYN 1 час
1.1.39. по вопросам налогообложения от 90 BYN 1 час
1.1.40. по вопросам управления бизнесом от 120 BYN 1 час
1.1.41. по вопросам аффилированных лиц от 90 BYN 1 час
1.2. Письменная юридическая консультация от 100 BYN до 5 вопросов
1.2.1. по вопросам регистрации субъектов хозяйствования от 100 BYN до 5 вопросов
1.2.3. по вопросам создания и ведения бизнеса от 150 BYN до 5 вопросов
1.2.6. в области IT-права и IT-технологий от 200 BYN до 5 вопросов
1.2.7. по криптовалютам и блокчейн-технологиям от 200 BYN до 5 вопросов
1.2.9. по вопросам реорганизации юридических лиц от 120 BYN до 5 вопросов
1.2.10. по вопросам внешнеэкономической деятельности от 150 BYN до 5 вопросов
1.2.11. по вопросам регистрации бизнеса в России от 200 BYN до 5 вопросов
1.2.12. по вопросам ликвидации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей от 120 BYN до 5 вопросов
1.2.13. по вопросам покупки-продажи бизнеса от 120 BYN до 5 вопросов
1.2.14. по вопросам лицензирования юридических лиц от 120 BYN до 5 вопросов
1.2.15. по вопросам сертификации и аттестации в строительстве от 150 BYN до 5 вопросов
1.2.18. по вопросам интеллектуальной собственности от 150 BYN до 5 вопросов
1.2.20. по вопросам вступления в Парк Высоких Технологий (ПВТ) от 200 BYN до 5 вопросов
1.2.23. по вопросам резиденства в парке «Великий камень» от 200 BYN до 5 вопросов
1.2.29. по вопросам регистрации прав на программный продукт от 200 BYN до 5 вопросов
1.2.30. по вопросам создания криптоплатформ, криптообменников и криптобирж от 200 BYN до 5 вопросов
1.2.31. по вопросам майнинга криптовалют от 200 BYN до 5 вопросов
1.2.32. по вопросам регистрация «ноу-хау» от 150 BYN до 5 вопросов
1.2.33. по вопросам антимонопольного регулирования от 150 BYN до 5 вопросов
1.2.34. по вопросам недобросовестной конкуренции от 150 BYN до 5 вопросов
1.2.35. по вопросам недобросовестной рекламы от 150 BYN до 5 вопросов
1.2.39. по вопросам налогообложения от 150 BYN до 5 вопросов
1.2.40. по вопросам управления бизнесом от 200 BYN до 5 вопросов
1.2.41. по вопросам аффилированных лиц от 150 BYN до 5 вопросов